Es la unidad organizativa que tiene la función de proteger, conservar y organizar toda la correspondencia de la Dirección, mediante la aplicación de procedimientos y operaciones archivísticas que permitan salvaguardar el patrimonio documental de la Dirección de Recursos Humanos.

Objetivo

Establecer los lineamientos para recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresa proveniente de diferentes fuentes, a la par de la generada por todas las unidades, a fin de servir como instrumento de información, decisión y control en el desempeño de funciones de la Dirección de Recursos Humanos.

 

Funciones

• * Registrar, procesar y distribuir la información documental que genera e ingresa a la Dirección de Recursos Humanos.
• * Controlar toda la correspondencia interna de las Divisiones y Departamentos que conforman la Dirección, así como el envío y registro de entrega a las Facultades, Dependencias, Organismos externos y público en general.
• * Mantener actualizado el sistema de registro de entrada y salida de la correspondencia de la Dirección.
• * Ejeecutar el proceso de digitalización de la correspondencia envíada y recibida por la Dirección.
• * Controlar la mensajería interna y externa, con el registro de la documentación en el sistema de correspondencia.
• * Mantener la custodia y confidencialidad de los archivos activo, históricos y de expedientes de la Dirección de Recursos Humanos.
• * Implementar sistemas de clasificación y codificación de la información documental de la Dirección para facilitar el manejo del archivo.
• * Asesorar u orientar a las unidades operativas sobre el funcionamiento de los archivos departamentales.
• * Elaborar los instrumentos necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna en la solicitud de documentos del archivo.
• * Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos para la desincorporación periódica de la información documental de la Dirección.
• * Sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual de los archivos activo, histórico y verificar su cumplimiento.
• * Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
• * Implementar planes de capacitación para el recurso humano de su Departamento.
• * Elaborar las normas internas de funcionamiento.