La organización del Año Bicentenario Ucevista resulta del trabajo de dos comisiones o consejos, uno consultivo y el otro de carácter operativo. El Consejo Consultivo está integrado por las autoridades rectorales de la Universidad y un grupo de profesores, activos y jubilados, con reconocida trayectoria académica y amplia experiencia en investigación y en docencia en Historia. Entre los miembros que conforman esta instancia se encuentran los profesores, Germán Carrera Damas, Elías Pino Iturrieta, Inés Quintero, José Rafael Lovera, María Elena González, Manuel Caballero, Jon Aizpúrua, Maritza Montero y Carole Leal.
La función del Consejo Consultivo es sugerir y evaluar propuestas concretas relacionadas con la programación de las fiestas universitarias, y de contribuir con su experiencia en docencia e investigación en la generación de documentos y escritos para las actividades académicas correspondientes a la programación bicentenaria.
La otra instancia está compuesta por un grupo operativo de trabajo conformado por historiadores egresados de la escuela de historia de la UCV, que en su mayoría son docentes universitarios, y representantes de las principales direcciones y dependencias de la Universidad, como extensión, cultura, biblioteca, OBE, difusión y multimedia, ediciones, etc. Este grupo de trabajo tiene la función de coordinar y ejecutar el cumplimiento de las actividades programadas.
